عوامل موثر بر تیم سازی در سازمان - مجله کالارنا

به گزارش دنیای اقتصاد، تیم های با عملکرد بالا به خودی خود شکل نمی گیرند بلکه آن ها پیشرفته و پرورش می یابند. رهبران سازمانی دارای بینش به تنهایی نمی توانند پیشرفت چنین تیم هایی را تضمین نمایند و بعلاوه اعضایی که مایل به عضویت در چنین تیم هایی هستند نیز به تنهایی نمی توانند پیشرفت آن را تضمین نمایند. توسعه تیم های با عملکرد بالا کوشش مشترک رهبران سازمان بصیر و اعضای با انگیزه را می طلبد.

علاوه بر این، به مجریان متخصصی در تیم سازی احتیاج است تا ساده سازی فرایند تشکیل تیم را هدایت نمایند. همان طور که لیکرت نتیجه می گیرد: مدیریت فقط زمانی از ظرفیت بالقوه منابع انسانی خود استفاده کامل می نماید که هر شخص در سازمان عضو یک یا بیشتر از گروه های کاری باشد، که دارای درجه بالایی از وفاداری به گروه، مهارت های موثر در تعامل و اهداف با کارآیی بالا باشند.

رهبر سازمان برای ایجاد یک تیم موثر، احتیاج به ایجاد یک محیط سازمانی دارد که در آن اعضای تیم به صورت انفرادی بتوانند روابط خود را با سایر اعضای تیم تجزیه و تحلیل نمایند. مدیر سازمان باید حل و فصل هرگونه تعارض را به وسیله رویارویی سالم و حرفه ای تشویق کند و به صورت آزادانه درباره تغییرات مورد احتیاج در تیم، مذاکره کند. به طور خلاصه، رهبران سازمانی موثر تشویق نماینده تیم هستند. آن ها اعضای متعهدی را که فعالانه در تیم های خود فعالیت دارند تشویق و پشتیبانی می نمایند و اعضایی را که در کار های تیم شرکت نمی نمایند درگیر کار می نمایند. عوامل درون سازمانی متعدد تیم را تحت تاثیر قرار می دهند، از جمله فرهنگ سازمانی، سطح خودمختاری و انواع مکانیزم های بازخورد. اما عواملی که تیم را تحت تاثیر قرار می دهند به طور مستقیم از ساختار داخلی آن و فرآیند های آن ناشی می شوند.

عوامل ساختاری شامل نوع تیم یا گروه، مقدار و ترکیب مهارت ها و توانایی های اعضای تیم است. فرآیند های تیمی شامل مراحل توسعه تیم، هنجار های فرهنگی، انسجام نقش ها و فرآیند های بین فردی مانند افزایش اعتماد، تسهیل گری، نفوذ، ارتباطات رهبری و مدیریت تعارضات است.

اشخاص: یک تیم کاری به خوبی افرادی است که تیم را تشکیل می دهند. اگر افراد متعهد باشند و از نقش ها و مسوولیت های خود در قبال تحقق اهداف تیمی و سازمانی مطلعی داشته باشند، این تیم یک تیم موثر خواهد بود. ضروری و مهم است که همه اعضای تیم اشتیاق فعالیت های تیمی و پیروزیت های تیمی را داشته باشند.

مقدار تیم: معین مقدار مناسب برای تشکیل یک تیم سخت است، اما مقدار تیم به پیچیدگی مشکلاتی که برای آن تیم پیش می آید، بستگی دارد. باید تعداد افراد یک تیم عدد فرد باشد تا بتوان به تصمیم اکثریت رسید و شرایط مساوی پیش نیاید. به طور کلی، گروه های کوچک تر از گروه های بزرگ تر موثرتر هستند.

هنجار های تیم: هنجار های تیمی یک نوع آیین نامه غیر رسمی رفتاری است که نظمی برای فعالیت ها و عملیات تیمی فراهم می نماید. از همه اعضای گروه انتظار می رود که این دستورالعمل ها را دنبال نمایند. این انتظارات نانوشته معمولا هنگامی که اعضای گروه می فهمند چه رفتار هایی برای عملکرد موثر گروه ضروری است، رشد می نمایند. تیم ها می توانند به وسیله بحث و مصاحبه بین اعضا، هنجار هایی را ایجاد نمایند. ایجاد و حفظ هنجارها، شاخص بلوغ تیمی هستند و تنها درصورتی که روابط کاری بین اعضا شکل گرفته باشد، بلوغ تیمی حاصل می گردد. هنجار های موثر نیز می توانند به خودی خود ایجاد شوند، خصوصا اگر اعضای تیم تجربه قبلی کار در تیم های پیروز را داشته باشند.

رهبری سازمانی: در گروه های رسمی، مدیران یا سرپرستان خود را رهبر سازمان می دانند. معمولا در گروه های غیررسمی، رهبران با همفکری انتخاب می شوند. در هر دو نوع تیم، کیفیت رهبری بر کیفیت تیم بسیار تاثیرگذار است. رهبر سازمان باید نسبت به تیم خود مطلع باشد، شکیبا بوده و با اعضای تیم خود با احترام رفتار کند. او باید هدایت های مناسب را داشته باشد و از کوشش های تیمی در دستیابی به اهداف سازمان، اهداف گروه و اهداف فردی اعضای گروه حمایت کند.

انسجام: به اندازه قدرت روابط بین فردی در بین اعضای تیم بستگی دارد. انسجام بالا در دستیابی به اهداف تیم بسیار انگیزه بخش است. انسجام با رفتار هایی مانند وفاداری به تیم، رعایت هنجار های تیم، دوستی، احساس مسوولیت در قبال کوشش های تیم و تمایل به دفاع از تیم در برابر دخالت های نامطلوب خارجی معین می گردد. به مرور زمان انسجام تیمی ایجاد می گردد. اندازه انسجام به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله سازگاری اهداف فرد با اهداف تیم. هرچه اعضا بیشتر به یکدیگر وابسته باشند و اهداف گروه با اهداف فردی آن ها هم راستا باشد، انسجام گروه بیشتر می گردد.

همکاری: برای دستیابی به اثرات همکاری، عملکرد جمعی باید نتایج بهتری نسبت به مجموع عملکرد های فردی داشته باشد. بر این اساس، مهم است که اعضای مناسب به یک تیم اضافه شوند. مدیران باید تشخیص دهند که همکاری تیمی با توجه به هزینه، قدرت بازار، فناوری یا مهارت های عملیاتی مزایای ویژه ای به همراه دارد. اعضای تیم اعتماد دارند که وقتی یک همکار موافقت می نماید تماس تلفنی را انجام دهد، گزارشی بخواند، با مشتری صحبت کند، در جلسه ای شرکت کند یا رفتاری را تغییر دهد، آن کار پیگیری خواهد شد. اعضای تیم کاملا مطلع هستند که به عنوان بخشی از یک تیم، همه کار هایی که انجام می دهند یا نمی دهند بر سایر افراد تیم نیز تأثیر می گذارد.

خلاقیت و نوآوری در تیمی شکوفا می گردد که افراد از طرف همکاران احساس حمایت نمایند. اگرچه پیشگام شدن در شرایط نو، کار پر ریسکی است، اما در یک محیط همکاری که اعضا اشتباهات دیگران را ببخشند و به تفاوت های فردی احترام بگذارند، چنین ریسکی بسیار کاهش می یابد، یعنی وقتی اعضای تیم به طور قطعی با یکدیگر همکاری می نمایند و اولویت های تیم به اولویت های شخصی ترجیح داده می گردد، اطلاعات در زمان مناسب به اشتراک گذاشته می گردد، اعضای تیم به یکدیگر احترام می گذارند و .... رهبران سازمانی برای قضاوت در خصوص تأثیر تیم های خود، باید عملکرد و نتایج شخصی تیم ها را نیز آنالیز نمایند. نتایج عملکرد را می توان با محصولات ساخته شده، ایده های فراوری شده، مشتری های نو، برطرف نواقص موجود در محصولات، ساعات اضافه کاری، محصولات فروخته شده و سطح رضایت مشتری مقدار گیری کرد. نتایج شخصی ممکن است با رضایت، تعهد و تمایل کارکنان برای ماندن در تیم مقدار گیری گردد. هر دو نتیجه (تیم و شخصی) برای ماندگاری طولانی مدت و پیروزیت کوتاه مدت تیم مهم هستند.